5 việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng

Những việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng

1. Kế hoạch chuyển văn phòng

Sau khi đã xác định được địa điểm đặt thuê văn phòng, Để mọi công việc diễn ra thuận lợi bạn cần có khâu chuẩn bị càng chi tiết càng tốt, việc chuyển văn phòng mới cũng vậy. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết bạn sẽ biết được những công việc cần làm, phân công nhân viên trợ giúp và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý tốt nhất. Mỗi nhân viên có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không bạn cũng cần có phương án từ trước để nhân viên chủ động thực hiện.

Một số nội dung bạn phải có trong kế hoạch như:

+ Thiết kế và trang trí nội thất;
+ Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng;
+ Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;
+ Di chuyển điện thoại internet;
+ Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)

2. Ấn định thời gian chuyển văn phòng

Bạn sẽ phải trao đổi và thống nhất với lãnh đạo chuyển văn phòng vào thời gian nào? Nên lựa chọn khoảng thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, hoặc chuyển vào ngày làm việc thường ngày thì bạn cần sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty hoặc có thể để lại bộ phận quan trọng nhất tạm thời hoạt động tại  vị trí tạm thời nào trước.

3. Chuẩn bị & sắp xếp vật dụng chuyển dọn

Mặc dù các đơn vị chuyển nhà – chuyển văn phòng có hỗ trợ về hộp – thùng đựng nhưng để đỡ tốn thời gian nhất bạn vẫn nên có sự chuẩn bị. Thùng carton là vật dụng không thể thiếu khi bạn có kế hoạch chuyển văn phòng, một vật dụng hiệu quả cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển. Bạn cần chuẩn bị số lượng thùng carton đủ cho từng nhân viên, phòng ban.

Cách tốt nhất là để từng cá nhân tự sắp xếp đồ dùng tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển. Mỗi trang thiết bị hay các đồ dùng cần vận chuyển bạn cũng nên chuẩn bị thùng carton đóng gói để tránh va đập khi di chuyển.

Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị thêm báo, mút xốp, băng keo để có thể đóng thùng hộp dễ dàng hơn. Bạn có thể giao việc này cho phòng nhân sự hoặc phòng lễ tân, nhân viên phòng sẽ chủ động chuẩn bị và phát lại cho các phòng ban theo số lượng cần thiết.

4. Chuẩn bị chi phí cho việc chuyển văn phòng

Sau khi bạn đã lên được kế hoạch cho việc chuyển văn phòng, dựa vào bản kế hoạch đó bạn hãy xác định khoảng chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Bạn có thể tham khảo giá từ một số bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để dự trù chi phí. Bạn hãy chuẩn bị thêm khoản chi phí có thể phát sinh để quá trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi.

Chi phí chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc các yếu tố:

Loại xe thuê vận chuyển
Số lượng hàng hóa cần vận chuyển
Khoảng cách từ điểm đi và điểm đến.
Các loại phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi ….
 

5. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ

Trước và sau khi chuyển, bạn nhớ thông báo và hoàn trả mặt bằng đầy đủ, có xác nhận của 2 bên để tránh các rắc rối pháp lý sau này nhé.

Với một số lưu ý trên hy vọng có thể giúp ích cho bạn trong việc chuyển văn phòng đến vị trí mới.