Các bước lập mẫu kế hoạch chuyển văn phòng hiệu quả

Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết, rõ ràng và khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, chi phí, đảm bảo các hạng mục công việc được thực hiện suôn sẻ và đúng tiến độ.

Lập kế hoạch chi tiết giúp đảm bảo tiến độ của việc chuyển văn phòng

5 việc cần chuẩn bị trước khi chuyển văn phòng

Chuyển văn phòng là việc quan trọng. Chính vì thế, để đảm bảo hoàn thành nhanh chóng theo đúng tiến độ cũng như tối ưu nhất về mặt chi phí, bạn cần chuẩn bị thật kỹ các vấn đề sau:

Lập kế hoạch chuyển văn phòng

Bạn cần lập mẫu kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể để các nhân viên chủ động phối hợp thực hiện. Trong bản kế hoạch, bạn nêu càng chi tiết càng tốt, đồng thời, nên lường trước những rủi ro có thể xảy ra để có cách xử lý phù hợp.

Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng cần được lập ngay khi có quyết định di chuyển văn phòng để xác định các vấn đề sau:

• Các công việc cần thực hiện khi chuyển văn phòng.
• Chỉ định người chịu trách nhiệm chính trong việc di chuyển văn phòng.
• Phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng cá nhân, đội nhóm.
• Áp đặt thời hạn cuối cùng phải hoàn thành các công việc được giao.

Xác định thời gian chuyển văn phòng

Ấn định thời gian để chuyển văn phòng đóng vai trò rất quan trọng. Bạn cần bàn bạc và thống nhất với ban lãnh đạo để chọn thời gian phù hợp, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Sắp xếp đồ đạc, vật dụng trong văn phòng

Sắp xếp đồ đạc văn phòng gọn gàng trước khi vận chuyển

Bạn nên chuẩn bị sẵn một số thùng carton để từng nhân viên thu dọn đồ dùng cá nhân của mình. Việc làm này vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo đồ dùng của nhân viên không bị thất lạc.

Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý mỗi cá nhân cần sắp xếp đồ dùng vào thùng carton một cách cẩn thận và khoa học để tránh va đập, gây hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Dự trù kinh phí

Dựa vào bản kế hoạch đã lập ở trên, bạn lập ra một bảng dự trù kinh phí các khoản phải chi khi chuyển văn phòng. Đồng thời, dự trù thêm các khoản phát sinh khác. Thông thường, chi phí chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc vào:

• Lượng đồ dùng cần vận chuyển.
• Loại xe và số lượng xe vận chuyển.
• Khoảng cách giữa văn phòng cũ và văn phòng mới.
• Chi phí cầu đường.
• Chi phí khác.

Thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ

Bạn cần thông báo về việc chuyển đến văn phòng mới và làm thủ tục hoàn trả mặt bằng đầy đủ để tránh những rắc rối về mặt pháp lý có thể gặp.

Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng từ A tới Z

Cần lập kế hoạch chuyển, dọn văn phòng chi tiết trước khi thực hiện

Dưới đây là mẫu kế hoạch di chuyển văn phòng chi tiết, bạn có thể tham khảo và áp dụng để việc chuyển văn phòng được tiến hành thuận lợi, đúng tiến độ và tối ưu chi phí nhất.

Các nội dung trong mẫu kế hoạch chuyển văn phòng gồm:

Chỉ định người phụ trách

Cần chỉ định người sẽ chịu trách nhiệm chính để giám sát mọi hoạt động, công việc trong quá trình di chuyển văn phòng. Người được chọn là người có quyền đại diện công ty và có kỹ năng sắp xếp, quản lý tốt để đảm bảo việc chuyển văn phòng được tiến hành suôn sẻ và tối ưu nhất.

Thành lập nhóm phụ trách

Nhóm phụ trách có nhiệm vụ phối hợp với người phụ trách chính để quản lý việc chuyển văn phòng, bao gồm các công việc từ xác định lịch trình đến thiết lập thời gian mục tiêu.

Thông thường, nên chọn nhóm phụ trách gồm các thành viên thuộc nhiều phòng ban để việc quản lý tiến độ và các hạng mục chuyển văn phòng được chi tiết và rõ ràng hơn.

Thiết lập thời gian biểu

Thời gian biểu cần được lập chi tiết nhất để xác định rõ các vấn đề sau:

• Khi nào chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cũ?
• Khi nào chuyển đến văn phòng mới?
• Thời gian xây dựng, cải tạo văn phòng mới là bao lâu?
• Thời gian vận chuyển và sắp xếp đồ nội thất ở văn phòng mới là bao lâu?

Lập ngân sách

Trong mẫu kế hoạch chuyển văn phòng, ngân sách cũng cần được lập chi tiết, rõ ràng sao cho tối ưu nhất. Trong đó cần lưu ý các khoản chi phí sau:

• Chi phí thuê dịch vụ chuyển, dọn văn phòng trọn gói.
• Chi phí nâng cấp thiết bị, nội thất văn phòng.
• Chi phí cải tạo văn phòng mới.

Tìm văn phòng mới

Thuê văn phòng mới cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Phù hợp ngân sách.
• Vị trí văn phòng có phù hợp với kế hoạch kinh doanh của công ty ở hiện tại và tương lai không?
• Thời gian thuê bao lâu?
• Phong thủy.
• Tiện ích của tòa nhà văn phòng: hệ thống phòng cháy chữa cháy, thang máy, hệ thống điều hòa thông gió, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện.

Kế hoạch thông báo về việc thay đổi văn phòng kinh doanh

Bạn cần lập kế hoạch cụ thể để thông báo cho đối tác, nhà phân phối, khách hàng biết về việc thay đổi địa chỉ văn phòng để tránh những bất cập trong quá trình hợp tác kinh doanh.

Như vậy, việc lập kế hoạch di chuyển văn phòng trước khi thực hiện đóng vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoàn thành cũng như giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra. Chính vì thế, bạn nên tham khảo mẫu kế hoạch trên để việc chuyển, dọn văn phòng được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé!

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI CHUYỂN NHÀ THÀNH HƯNG là đơn vị chuyên vận chuyển văn phòng trọn gói uy tín hàng đầu hiện nay. Khi có nhu cầu chuyển, dọn văn phòng, bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ toàn diện nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

- Địa chỉ: 13 đường 54, Khu phố 2, Phường Hiệp Bình Chánh, TP. Thủ Đức (quận Thủ Đức cũ), TP.HCM.

- Số điện thoại: 02822.066.899 - 0817.340.360 -  08.99.311.899

- Email: thanhhungvt01@gmail.com